Doanh nghiệp lựa chọn sản phẩm ERP như thế nào?

Trước khi có hệ thống ERP, một báo cáo toàn cảnh về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty dành cho giám đốc điều hành thường được tổng hợp dữ liệu từ các chi nhánh, phòng ban khác nhau. Thông thường để có được một báo cáo như vậy mất khá nhiều thời gian, nhưng kết quả chưa chắc đã chính xác. Nhưng một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ đáp ứng yêu cầu trên ngay lập tức. Chính điều đó đã thôi thúc các doanh nghiệp (DN) lựa chọn ERP như một giải pháp tốt nhất để tin học hóa hoạt động của mình.

Thực tế diễn ra như thế nào?

Thông thường, việc tìm hiểu về các sản phẩm ERP được giao xuống bộ phận phụ trách tin học, vì đơn giản ERP liên quan đến CNTT. Có một số đơn vị lại giao cho phòng kế toán hoặc thậm chí là trợ lý ban giám đốc (BGĐ). Sau khi có được một số thông tin về sản phẩm, các bộ phận trên báo cáo lại với BGĐ. Quá trình tiếp theo có thể là mời nhà cung cấp đến trình bày, đấu thầu (nếu có), thương thảo, rồi sau đó ký hợp đồng và triển khai.

Làm như vậy có gì không đúng?

Điều không đúng lớn nhất ở đây là việc lựa chọn sản phẩm ERP lại giao cho bộ phận chuyên trách một vấn đề như phòng CNTT, phòng kế toán hoặc trợ lý… bởi vì đơn giản là họ không thể đại diện cho toàn bộ những hoạt động và nhu cầu hiện tại của công ty cũng như những bài toán “nhức đầu” mà công ty cần giải quyết. Cách làm trên không những không giải quyết triệt để mục tiêu đặt ra mà còn gây lãng phí về thời gian và tiền bạc.

Câu trả lời ở đâu?

Câu trả lời sẽ xuất hiện khi DN trả lời được các câu hỏi sau:

• Nhóm nào đánh giá sản phẩm ERP?

• Đặc điểm, chức năng sản phẩm với nhu cầu DN?

• Có ai giống mình đã đi trước không?

• Bao nhiêu tiền?

• “Nối” các phần mềm đang có ở DN?

• Hiệu quả từ đầu tư mang lại?

Nhóm đánh giá sản phẩm

Những người trong nhóm phải nắm rõ hoạt động và nhu cầu hiện tại của công ty cũng như những vấn đề công ty cần khắc phục và giải quyết. Những đơn vị ứng dụng ERP thành công là những công ty chỉ định nhóm đánh giá bao gồm người ở cấp độ cao nhất trong công ty về CNTT, và trưởng phó các phòng ban. Trưởng các phòng ban đưa ra các yêu cầu về chức năng của mỗi quy trình hoạt động và phụ trách CNTT sẽ có trách nhiệm xác định việc đáp ứng các nhu cầu đó trên phương diện kỹ thuật. Giám đốc nhóm dự án, rất có thể là một vị phó TGĐ, sẽ giữ vai trò giải quyết các xung đột giữa các phòng chức năng và bộ phận CNTT, đồng thời hướng nhóm đi đúng mục đích là chọn ra được một sản phẩm đúng đắn, phù hợp.

Nghiên cứu đặc điểm, chức năng sản phẩm và xác định nhu cầu DN

Phải xác định được những vấn đề bản lề mà DN đang gặp phải và mong muốn giải quyết. Tùy thuộc vào phạm vi nào là cơ sở chính yếu để chọn lựa một sản phẩm ERP phù hợp nhất đối với nhu cầu của DN. Sự khác biệt lớn nhất giữa các sản phẩm của nước ngoài và của Việt Nam là quy trình. Sản phẩm nước ngoài chứa đựng những quy trình chuẩn quốc tế đã tích lũy qua nhiều năm triển khai cho nhiều công ty khác nhau trên thế giới. Các sản phẩm Việt Nam lại mạnh về kế toán. Tuy nhiên, chọn lựa sản phẩm không chỉ dựa trên một điểm mạnh của sản phẩm mà cần xét đến cả những phần khác nữa của sản phẩm. Tất cả các phần mềm ERP đều được xây dựng trên một nền tảng kiểu mẫu nào đó mà có thể thích hợp hay không.

Chọn lựa đơn vị triển khai

Việc chọn lựa đối tác triển khai có tầm quan trọng không kém việc chọn lựa sản phẩm. Với đội ngũ tư vấn triển khai thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về thực tế DN sẽ dẫn đến tình trạng “ông chẳng, bà chuộc”. Và kết quả là các sản phẩm sẽ bị “DN hóa” theo những yêu cầu thực tế của DN. Điều này không khác gì việc DN bỏ tiền ra thuê một đơn vị làm phần mềm viết chương trình quản lý theo ý mình. Các DN vừa và lớn Việt Nam thường lựa chọn các đối tác lớn, gắn bó lâu dài với DN. Thậm chí có DN đòi hỏi đối tác tư vấn nước ngoài cùng tham dự, nhằm đảm bảo cho sự thành công của dự án.

Tham khảo các DN đang ứng dụng khác

Tham khảo kinh nghiệm của một DN đã và đang ứng dụng ERP là việc rất nên làm, không nhất thiết phải tham khảo những DN cùng ngành nghề. Việc học hỏi kinh nghiệm quý báu cũng như những vấn đề họ từng gặp phải có thể giúp tránh được một số rủi ro cũng như tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể.  Chọn nhà cung cấp cuối cùng và yêu cầu họ trình bày một giải pháp phần mềm ERP dành riêng cho DN, tất nhiên là cùng với nhà tư vấn ERP cho DN nếu có.

Vấn đề giá cả

Chi phí cho một sản phẩm ERP quả là không nhỏ với DN Việt Nam. Tuy nhiên thà chi phí một lần cho một kết quả “chắc cú” còn hơn là chi phí nhiều lần khi dự án bị phăng, DN hoàn toàn có thể mất thêm nhiều lần như thế về thời gian, tiền bạc. Cách tính giá cho sản phẩm ERP sẽ không chỉ là giá mua phần mềm. Giá mua phần mềm có thể chỉ chiếm 1/3 chi phí trọn gói và còn lại là chi phí cho tư vấn, triển khai. Chi phí nhân công tư vấn triển khai là loại hình dịch vụ đặc thù. Nó không xác định giống như các dự án xây dựng. Giá nhân công trung bình của các công ty nước ngoài tại Việt Nam từ 500-700 USD/ngày (không bao gồm chi phí đi lại, ăn, ở). Đối với các chuyên gia nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì chi phí còn cao hơn, đơn giá thậm chí tính theo giờ làm việc.

Tạo danh mục các việc cần làm

Tóm lại quy trình đánh giá chọn lựa một sản phẩm ERP là nghiên cứu tìm hiểu các đặc tính, chức năng riêng biệt của sản phẩm ERP và xác định được những nhu cầu cụ thể của DN. Tạo một checklist những công việc và thứ tự ưu tiên cần làm kèm theo thời hạn cụ thể hoàn thành từng công việc. Có thể tiến hành song song nhiều công việc cùng một lúc hoặc theo thứ tự ưu tiên.

Viết lại phần mềm?

Nhiều DN đã phải thay đổi khi ứng dụng ERP và để sử dụng được phần mềm đang có. Việc sửa chữa phần mềm có sẵn đôi khi chiếm chi phí cao, đặc biệt là khi nâng cấp. Việc chuyển đổi phần mềm chỉ nên có khi nó khác xa quá với quy trình hoạt động DN. Tuy nhiên càng tránh việc sửa chữa nhiều chừng nào càng tốt chừng ấy.

Tính hiệu quả đầu tư

Nhiều DN cho rằng ERP sẽ giúp họ giảm số lượng nhân sự hay tự động hóa các quy trình. Không hẳn thế. Một dự án ERP thành công khi giúp DN giảm được phí tổn điều hành, nâng cấp chất lượng dịch vụ, tăng khả năng bán hàng, và cuối cùng, tất nhiên là tăng doanh thu. Cuối cùng, thời gian để hoàn tất công việc đánh giá và lựa chọn này, hoàn toàn tùy thuộc vào DN thực hiện checklist của mình như thế nào. 3 tháng là con số trung bình và có thể hơn đối với các DN Việt Nam.

Nguồn: erpworld