Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong những mối bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợ của từng khách hàng. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính.

Với sự tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý, tiết kiệm thời gian triệt để.

Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hệ thống Quản lý nguồn lực tổng thể cung cấp đầy đủ chức năng để quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ quản lý nguồn cung, quản lý chuỗi giá trị và quản lý nhu cầu, đồng thời quản lý toàn bộ logistic để kết nối và tối ưu hoá toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp từ cơ sở hạ tầng, nhân lực, tài lực, đến tất cả mọi thông tin thị trường khách hàng cũng như nội bộ.

Việc ứng dụng ERP vào quản lý tài nguyên doanh nghiệp được các tập đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh. Tại Việt Nam, cũng chính những công ty nước ngoài là những đơn vị đầu tiên triển khai ứng dụng ERP cho quy trình quản lý hiệu quả.

Sức ép cạnh tranh sau khi Việt Nam gia nhập WTO là rất lớn và bắt buộc các doanh nghiệp phải tự “dọn mình” cho bước ngoặt này trong đó tinh nhuệ hoá quy trình quản lý bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin là biện pháp tối cần thiết.

ERP là sản phẩm của sự kết hợp giữa công nghệ thông tin cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó cho phép nhà quản lý tối ưu hoá quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế.

ERP là lời giải cho bài toán lợi nhuận bền vững của tất cả các doanh nghiệp.

Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp đã được nhiều giấy bút phân tích. Riêng với ERP-KMC, doanh nghiệp có thể:

• Tiết kiệm chi phí: thông qua giảm hạn mức tồn kho giảm chi phí in ấn khi trao đổi thông tin, giảm rủi ro đền bù hợp đồng trễ, sai hợp đồng. Từ đó hướng đến "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết".

• Tiết kiệm thời gian: xử lý các quy trình liên quan đến nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ.

• Quản lý chặt chẽ: hàng hóa tồn đọng, nhân lực nhàn rỗi, quan hệ và thông tin khách hàng.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Đây là giai đoạn doanh nghiệp triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình, từ chiến lược tầm nhìn cho đến thái độ nhân viên, tinh thần đoàn kết và văn hóa doanh nghiệp.