Câu 1: ERP là gì?

Trong kinh tế, R - Resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi  doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời kỳ "lột xác", thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn "chuẩn hóa dữ liệu". Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P - Planning (hoạch định) là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
Hơn nữa, ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo.

Ta có thể hình dung ERP là một hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp bằng CNTT, cho phép họ tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. ERP thích ứng linh hoạt với thay đổi trong kinh doanh - sản xuất - dịch vụ dựa vào khả năng tích hợp và tính mở đã được tổ chức từ trước thông qua việc tham số hóa tất cả các nghiệp vụ phát sinh.

Câu 2: Dự án ERP kéo dài bao lâu?

Việc thực thi dự án trong thời gian dài hay ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty sử dụng hệ thống ERP cho toàn bộ hoạt động. Để thực hiện thành công ERP, nhà quản trị phải thay đổi cách thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên.Với KMC – ERP, thời gian triển khai trung bình khoảng 6 tháng với những dự án tầm trung và 01 năm với những dự án lớn. Do đó, khi triển khai ERP điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trong khoảng thời gian này chúng ta mới có thể đánh giá được kết quả mà ERP mang lại. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải thật sự hiểu tại sao cần ERP và sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Câu 3: ERP chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, còn doanh nghiệp vừa và nhỏ thì không nên nghĩ đến việc sử dụng ERP?

Vì giá thành một hệ thống ERP thường cao nên doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có tâm lý ngần ngại và cho rằng không thể áp dụng ERP được. Tuy nhiên, đây là một suy nghĩ chưa đúng. Bản thân một hệ thống ERP bao giờ cũng là một hệ thống tích hợp. Doanh nghiệp có thể hoạch định một lộ trình để ứng dụng ERP tùy theo ngân sách hoặc trình độ quản lý của mình để cho hiệu quả nhất. Điển hình là đa số khách hàng đến với KMCsoft là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, và KMCsoft sẽ “may đo” ERP cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng và với chi phí hợp lý.

Câu 4: Để ERP hoạt động có hiệu quả thì dữ liệu cung cấp phải chính xác. Vấn đề là làm thế nào để cung cấp dữ liệu chính xác khi mà thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và việc xử lý chọn lọc cũng rất khác nhau giữa mỗi người.

Thường để có thể tổ chức cung cấp số liệu chính xác thì ngoài việc doanh nghiệp tự tổ chức thu thập dữ liệu thì nhà cung cấp còn tư vấn cho doanh nghiệp làm tốt được điều này. Có thể là tư vấn xây dựng hệ thống danh điểm dùng chung một cách khoa học và phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp đang triển khai hệ thống ERP. Các hệ thống danh điểm này sẽ tạo thành dữ liệu tổng hợp và được chia sẻ như một tài nguyên. Theo đó, nhà cung cấp cũng tư vấn tổ chức nguồn thu thập thông tin để tránh trùng lắp và phải xử lý lại ở nhiều bộ phận vừa tốn nguồn lực vừa có khả năng thông tin bị lệch. Sau khi đã có hệ thống danh điểm thì tiến hành tổ chức số liệu theo hệ thống này một cách chính xác. Đó cũng là việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ và thủ tục xử lý nghiệp vụ cho từng bộ phận, các nghiệp vụ liên quan đến các bộ phận trong doanh nghiệp.

Câu 5: Bộ phận nào của công ty sẽ phụ trách thực nhiệm vụ ERP?

Tùy theo số Module của ERP mà doanh nghiệp chọn áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Thường là toàn bộ các phòng ban nghiệp vụ của công ty đều tham gia vào vận hành hệ thống ERP.

Câu 6: Mỗi mô hình quản lý có cái hay riêng của nó. Đối với mô hình quản lý rời rạc khi thông tin nhận được xảy ra tình trạng sai lệch thì việc khắc phục hậu quả sẽ nhanh hơn và việc chi phí thiệt hại cũng thấp hơn là sử dụng mô hình quản lý tổng thể như ERP?

Hệ thống ERP hướng tới tái sử dụng các thông tin gốc, tránh việc xử lý lặp lại các thông tin, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành trong toàn công ty. ERP cũng cho phép khắc phục tình trạng sai lệch thông tin giữa các bộ phận, từ đó giúp lãnh đạo có được số liệu chuẩn xác để quyết định tốt hơn ít rủi ro hơn và kịp thời hơn. Điều này hệ thống rời rạc không thể làm được. Và vì thế sự thiệt hại cho doanh nghiệp khi không đủ thông tin còn lớn hơn rất nhiều so với trang bị một hệ thống ERP.

Câu 7: Khi triển khai hệ thống ERP thường dễ xảy ra sự xung đột, nhân viên thường không muốn thay đổi thói quen và cách thức làm việc. Vậy làm sao để giải quyết vấn đề này?

Vấn đề đặt ra ở trên là lý do mà 70% doanh nghiệp tại Việt Nam thất bại khi triển khai ERP. Mọi người đều hiểu để triển khai hệ thống ERP thành công và đúng thời gian dự kiến chỉ khi doanh nghiệp đó đã có một quy trình vận hành tốt. Nhưng hiện nay ở Việt Nam, có bao nhiêu doanh nghiệp làm tốt được công việc được gọi với cái tên rất "mĩ miều" là Tái cấu trúc Doanh nghiệp trước khi đưa vào vận hành hệ thống ERP. Và đây cũng chính là vấn đề làm cho các nhà quản trị doanh nghiệp do dự khi muốn triển khai ERP.
KMCsoft khắc phục khó khăn này bằng cách đưa vào quy trình triển khai ERP các bước đào tạo và tư vấn. Có thể gọi nôm na là “ERP nhận thức” – giai đoạn tiền ERP, bao gồm những buổi học Văn Hóa Doanh Nghiệp, Thuật thấu hiểu lòng người…. Giai đoạn này giúp cấp lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn và cũng nhìn về một hướng. Từ đó, họ sẵn sàng và tự nguyện chấp nhận sự thay đổi khi ERP được đưa vào ứng dụng.

Câu 8: Công ty đã có ISO rồi, vậy có cần tối ưu hóa quy trình nữa không hay cứ thế ứng dụng ERP?

Việc tối ưu hóa quy trình luôn cần thiết dù công ty đã có chứng chỉ ISO. Bởi vì ISO là chứng chỉ dành cho quy trình tốt nhất, không phải là quy trình tiết kiệm chi phí và tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Đồng thời, việc tổ chức các buổi hội thảo và định hướng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình và dễ dàng chấp nhận khi đưa CNTT vào quy trình.